Labels zijn het geheime wapen van Gmail waarmee je je inbox naar eigen inzicht kunt indelen. Zodra ze zijn ingesteld, doen ze het grootste deel van uw berichtverwerking automatisch en wordt het gemakkelijker om door uw inbox te bladeren. Als je nog geen labels gebruikt in Gmail – of ze op geen enkele manier gebruikt – zijn hier zes manieren waarop je meteen kunt beginnen met het ordenen van je inbox.
1) Labels automatisch toepassen
Afbeelding: Screenshot
Afbeelding: Screenshot
Wie heeft er tijd om labels afzonderlijk op individuele berichten aan te brengen? Als je dat doet, begroeten we je, maar als dat niet het geval is, stel dan zoveel mogelijk filters in om je inkomende e-mails op hetzelfde moment te organiseren als ze aankomen. Ga naar het hoofdscherm Instellingen (via het tandwiel aan de rechterkant van de webinterface), klik op Filters en geblokkeerde adressen en maak vervolgens een nieuw filter .
Het is duidelijk dat uw opties hier wijd open zijn, dus denk na over de soorten berichten die u ontvangt en hoe u ze georganiseerd wilt hebben. Berichten van een bepaald domein of met bepaalde zoekwoorden kunnen labels krijgen, evenals e-mails met bijlagen. U kunt ook labels toepassen op berichten of groepen berichten door ze vanuit het linkerdeelvenster naar binnen te slepen.
2) Verplaats berichten naar een label, archiveer niet
Afbeelding: Screenshot
Afbeelding: Screenshot
Met Gmail kun je e-mails vanuit de inbox naar een specifiek label verplaatsen via de knoppen bovenaan, wat een handig alternatief is om ze eenvoudig te archiveren. Als u een label instelt voor berichten waarvan u weet dat u ze niet op lange termijn hoeft te bewaren (nieuwsbrieven, meldingen, onbelangrijke updates), dan kunt u het gebruiken als een soort onbelangrijk archief om weg te archiveren in de kluizen.
Waarom zou u onbelangrijke e-mails labelen? Het is vaak gemakkelijker en sneller om berichten te markeren die je absoluut niet nodig hebt voor de toekomst, in plaats van je een voor een lastig te maken over belangrijke e-mails. Af en toe kunt u zoeken naar oude berichten die overeenkomen met dit label (bijv. “Label: niet nodig voor: 01/01/2016”) en deze verwijderen zonder u er zorgen over te maken.
3) Kies welke e-mails op je telefoon verschijnen
Afbeelding: Screenshot
Afbeelding: Screenshot
Wist je dat je de meldingen die je van Gmail voor Android ontvangt per label kunt aanpassen? (Sorry iOS-fans, deze is niet voor jou.) Als je je labels goed instelt door er automatische filters voor te maken (bepaalde afzenders krijgen bijvoorbeeld bepaalde labels), dan is het een handige manier om de onderbrekingen en meldingen die u op uw mobiel ontvangt.
Tik in de Gmail voor Android-app op Instellingen in het hoofdmenu van de app en schakel meldingen in als ze dat nog niet zijn. Tik vervolgens op Beheer labels en selecteer het label waarmee je wilt werken. U moet eerst het label synchroniseren en er vervolgens een melding op toepassen. Je kunt zelfs verschillende geluiden laten afspelen door Gmail, afhankelijk van de labels op je inkomende e-mails.
4) Gebruik sublabels voor meer controle
Afbeelding: Screenshot
Afbeelding: Screenshot
Met Gmail kun je sublabels maken, labels die onder andere labels zijn genest, en je hebt nog meer controle over je inbox. Klik in het deelvenster Labels op het scherm Gmail-instellingen op Nieuw label maken en voer vervolgens een naam in en waar u het label wilt nesten. U kunt zelfs labels onder bestaande sublabels nesten als u nog meer diepte nodig heeft.
Sublabels verschijnen wanneer u ze zoekt of specifiek selecteert, en wanneer u zoekt naar of selecteert de labels waaronder ze zijn genest, zodat u ze op allerlei manieren kunt gebruiken: een breed label voor werk bijvoorbeeld en sub -labels voor elk project, of een hoofdlabel voor familieberichten en vervolgens sublabels voor individuele mensen of groepen familieleden. Dit werkt bijzonder goed voor het categoriseren van reis-e-mails en ontvangstbewijzen.
5) Zoek naar verborgen labels van Gmail
Afbeelding: Screenshot
Afbeelding: Screenshot
Naast de labels die u zelf aanpast, past Gmail automatisch enkele verborgen labels toe, waaronder spam, gelezen, ongelezen, met ster, belangrijk, concept en verschillende andere. U kunt berichten weergeven die overeenkomen met elk van deze verborgen systeemlabels met een “label: labelname” -query in het Gmail-zoekvak bovenaan de interface.
U kunt dus alle e-mails die u nog moet afhandelen oproepen door te zoeken naar “label: ongelezen” (of “is: ongelezen”), of alles van uw sociale netwerken te bekijken met “label: sociaal”. Bovendien kunt u deze zoekopdrachten als bladwijzer in uw browser plaatsen en u kunt ze met één klik oproepen, of ze combineren met uw eigen labels door naar twee labels tegelijk te zoeken.
6) Pas labels toe terwijl u e-mails verzendt
Afbeelding: Screenshot
Afbeelding: Screenshot
Een goed gelabelde inbox is een georganiseerde inbox, maar je moet een balans vinden tussen het helemaal niet gebruiken van labels en het hebben van tientallen overlappende labels die eeuwig duren om te beheren. Een manier om tijd te besparen, is door uitgaande e-mails te labelen terwijl u ze opstelt, in plaats van ze achteraf te moeten zoeken. Kies gewoon Label in het pop-upmenu op het opstelscherm.
Vergeet niet dat je in Gmail kunt zoeken op berichtontvanger, dus je hebt geen label nodig voor elke andere persoon waarmee je contact opneemt, maar je kunt een paar verzonden e-maillabels toepassen voor berichten die je snel moet opvolgen en berichten voor de langere termijn, zeggen. Een snelle zoekopdracht op het label zou dan de dringende e-mails onthullen die nog niet zijn beantwoord.